Die richtige Hausverwaltung
In einem Zinshaus oder Wohnungseigentumshaus fallen diverse Verwaltungstätigkeiten, wie die Betriebskostenabrechnung, Instandhaltung und Reinigung, an. Aus diesem Grund ist eine professionelle Hausverwaltung unverzichtbar. Wofür die Hausverwaltung zuständig ist und was ihre Aufgaben sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Zuständigkeiten, Aufgaben und Pflichten
Eine Hausverwaltung wird erst tätig, nachdem sie von den Eigentümern bzw. Wohnungseigentümern beauftragt und ihr eine Vollmacht erteilt wurde. Die Tätigkeiten hängen davon ab, ob es sich um ein Zinshaus (Mietshaus) oder um Wohnungseigentum handelt, grundsätzlich unterscheiden sich die Aufgaben-Bereiche jedoch kaum.
Handelt es sich bei dem Objekt um ein Wohnungseigentumsobjekt sind die Aufgaben gesetzlich im §20 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt und unterteilen sich die großen Blöcke der Kostenabrechnung und Instandhaltung. Die wichtigsten Aufgaben sind die laufende Vorschreibung und Abrechnung der Betriebskosten, die Verrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten, die Durchführung von Instandhaltungsarbeiten, Reinigung und Pflege des Gebäudes. Der genaue Umfang wird im Verwaltungsvertrag vereinbart. Die Hausverwaltung hat die Interessen der Wohnungseigentümer zu vertreten. Im Zuge dessen hat sie wirtschaftlich, sparsam und zweckmäßig vorzugehen. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der ordentlichen und der außerordentlichen Verwaltung.
Über Angelegenheiten der ordentlichen Verwaltung einer Liegenschaft entscheidet grundsätzlich die einfache Mehrheit der Wohnungseigentümer entsprechend ihrer Miteigentumsanteile. Ist ein Verwalter bestellt, darf kein Miteigentümer eigenmächtig Verwaltungshandlungen vornehmen. Der Verwalter darf in allen Angelegenheiten der ordentlichen Verwaltung entscheiden.
Alle Veränderungen an den allgemeinen Teilen der Liegenschaft, die über die im Rahmen der ordentlichen Verwaltung genannten hinausgehen, dürfen nur mit Beschluss der Mehrheit der Wohnungseigentümer (gerechnet nach Anteilen) durchgeführt werden. Das gilt auch dann, wenn ein Verwalter bestellt wurde. Unter derartige Veränderungen fallen etwa nützliche Verbesserungen oder sonstige bauliche Veränderungen, die über die Erhaltung hinausgehen.
Im Bezug auf die Abrechnung der Betriebskosten und Rücklagen ist die Hausverwaltung dazu verpflichtet diese zu erstellen und bis spätestens sechs Monate nach Ablauf des Kalenderjahres den einzelnen Eigentümern schriftlich zu übermitteln. Etwaige Guthaben sind an die Eigentümer anteilig zu erstatten.
Eine weitere Pflicht ist die Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen. Arbeiten die unter den Begriff der ordentlichen Verwaltung fallen, wie der Austausch beschädigter Fenster, können ohne Eigentümerbeschluss von der Hausverwaltung vorgenommen werden. Bauarbeiten, die über den reinen Erhalt des Hauses hinaus gehen, können nur mittels Eigentümerbeschluss mit einfacher Mehrheit beschlossen werden.
Alle 2 Jahre ist von der Hausverwaltung eine Hausversammlung einzuberufen. Während der Hausversammlung werden die Eigentümer über den Zustand des Hauses, künftige Kosten und Investitionen informiert. Im Rahmen der Hauptversammlung werden eventuelle Beschwerden und Probleme diskutiert sowie Abstimmungen über die diversen Maßnahmen vorgenommen.
Für die Verwaltung von Mietwohnungen gibt es abrechnungstechnische Regelungen im MRG (Mietrechtsgesetzt). Hier ist in §21 und §22 klar geregelt was Betriebskosen sind und wieviel die Verwaltung hierfür verrechnen darf. Die seitens des Verwalters durchzuführende Aufgaben ergeben sich aus dem Vertrag mit dem Objekteigentümer. In der Regel sind die Aufgaben und Pflichten ähnlich wie im vorab angeführten Wohnungseigentumshaus.
Woran erkennt man eine gute Hausverwaltung?
Wir fragten bei den Experten der Hausverwaltung HV13 für Sie nach.
Selbstverständlich ist bei einer Hausverwaltung vorweg von wirtschaftlicher, kaufmännischer und technischer Sachkenntnis in Kombination mit Erfahrung und gut ausgebildeten Mitarbeitern, die alle Spezialisten in ihrem Bereich sind, auszugehen.
Eine gute Hausverwaltung ist objektiv und vertritt die Interessen aller Eigentümer. Sie agiert sachbezogen bei der Abhandlung von Themen und ist stets bestrebt im Interesse aller Lösungen zu finden. Neben der korrekten und übersichtlichen Ausführung der Aufgaben, wie Erstellung der Abrechnungen, erkennt man eine gute Hausverwaltung an der Interaktion zwischen Mietern und Eigentümern bzw. den Wohnungseigentümern untereinander. Eine gute Hausverwaltung hat ein offenes Ohr für die Anliegen der Eigentümer und Mieter. Es ist wichtig ein vertrauensvolles Verhältnis aufzubauen und zu erhalten, dazu gehört regelmäßiger Kontakt.
Sollte man im Bereich des Wohnungseigentums einmal die Hausverwaltung wechseln wollen, ist zunächst ein Blick in den Verwaltungsvertrag zu werfen. Im Regelfall besteht eine dreimonatige Kündigungsfrist mit Kündigung zum Jahresende. Um die gesetzlichen Fristen für Beschlüsse (zB zur Beauftragung einer neuen Hausverwaltung), deren Einspruchsmöglichkeiten sowie die Willensbildung und Kündigung der alten Verwaltung fristgerecht und ordnungsgemäß abzuwickeln, empfiehlt es sich, bereits mit Beginn des zweiten Halbjahres (Juli) mit allen Maßnahmen zu beginnen.
Unser Gespräch führten wir mit Hr. Josef Horvath, Immobilientreuhänder und Geschäftsführer der APPM Property Management / HV13 Hausverwaltung. Mit vielen Jahrzehnten Erfahrung im Bereich der Hausverwaltung und mit ausgebildeten Immobilien- und Vermögenstreuhändern sind sie in Wien und Umgebung seit mehr als einem Jahrzehnt durch hohe Qualitätsstandards und durch die persönliche Betreuung der Geschäftsführung bekannt.
HV13 verwaltet Wohnungseigentumsobjekte, Zinshäuser, Gewerbeobjekte und sogar Botschaften (in Wien). Ebenso werden Fremdobjekte (zB Vorsorge- bzw. Anlegerwohnungen) über die Subverwaltung betreut. Dieses Leistungsspektrum ist bereits seit 2010 ein Bestandteil des Unternehmens. Mittels einer eigens kreierten Software ist es möglich Eigentum und Miete zu verwalten und die Objekte nach der ÖNORM A4000 abzurechnen.
„Zusammenkommen ist ein Beginn, zusammenbleiben ist ein Fortschritt, zusammenarbeiten ist ein Erfolg.“ – Josef Horvath (HV13)